Как автоматизировать кафе или ресторан: план

Прежде чем автоматизировать, полезно увидеть типичные точки утечки:

• Себестоимость «на глаз». Без техкарт непонятно, сколько на самом деле стоит блюдо и какая у него маржа.
• Списания и порча. Продукты уходят со склада, но нигде не фиксируются.
• Ошибки в зале. Официант забыл позицию, перепутал стол, не пробил модификатор — чек меньше, гость недоволен.
• Медленная кухня. Бегунки теряются, повар не видит очередь заказов, блюда «стынут».
• Непрозрачные смены. Непонятно, кто из персонала эффективен, а кто отменяет чеки.

Каждый следующий шаг закрывает одну из этих зон.

Фундамент автоматизации общепита — меню с технологическими картами. В Paloma365 модуль «Калькуляции» хранит рецептуру каждого блюда: состав ингредиентов, полуфабрикаты, учёт потерь при разделке и обработке.

Что это даёт:

• Расчёт себестоимости каждой позиции — вы видите реальную маржу, а не догадки.
• Автоматическое списание ингредиентов при продаже блюда — остатки на складе всегда актуальны.
• Планирование закупа — понятно, чего и сколько нужно докупить.

Дополнительно настраиваются комбо (комплекс из нескольких продуктов с учётом компонентов), модификаторы (соус, прожарка, вид молока) — они поднимают средний чек, — и ABC-анализ меню, который показывает популярность, выручку и доход по каждой позиции.

Касса в общепите должна быть быстрой и легальной. Paloma365 работает кассой на планшете, телефоне, ноутбуке или POS-моноблоке (Windows, Android, iOS) и закрывает требования Казахстана:

• Передача чеков в ОФД — интеграция настраивается на бесплатном запуске; сама услуга ОФД оплачивается напрямую оператору отдельно.
• Корректный фискальный чек с национальным номером товара (NTIN) там, где это требуется.
• Приём оплаты наличными, картой, бонусами, смешанной оплатой или депозитом, с автопередачей суммы на терминалы банков.

Офлайн-режим держит продажи даже при обрыве интернета — для заведения с высоким потоком это критично.

Здесь автоматизация начинает экономить самое дорогое — время в час пик.

Мобильный официант — приложение на телефоне: официант принимает заказ прямо у столика, и он мгновенно уходит на кухню и в бар, без похода к кассе. Автоматически считается процент за обслуживание.

Экран повара заменяет бумажные бегунки: заказы приходят на кухонный планшет, повар видит очередь и подтверждает готовность. Официант получает уведомление, что блюдо готово. Заказы можно распределять по цехам — кухня, бар, мангал.

Для гостей работает бесконтактное меню по QR: посетитель сканирует код, смотрит меню, вызывает официанта или просит счёт. Кнопка вызова официанта по QR входит в систему бесплатно.

Кухня без склада — это неконтролируемый расход. Модуль «Склад» ведёт поступления, списания, перемещения, инвентаризацию и взаиморасчёты с поставщиками. В связке с калькуляциями ингредиенты списываются автоматически при продаже блюда, а критические остатки заранее подсказывают, что заканчивается.

Инвентаризацию можно проводить без остановки заведения: система фиксирует момент старта пересчёта и сама учитывает продажи, приходы и списания, произошедшие во время инвентаризации. Итог остаётся корректным, а кухня и зал продолжают работать. Главное — каждую позицию пересчитывать ровно один раз.

Доставка и онлайн-заказы для кафе — отдельный канал выручки, и его удобно свести в одно окно:

• Агрегаторы доставки — заказы с популярных сервисов падают в систему автоматически, со звуковым уведомлением; кассиру не нужно вручную переносить их.
• Интерфейс доставки — формирование и закрытие заявки, приём оплаты, распределение по точкам и статус готовности.
• Собственная доставка от Paloma365 запускается за 1 день: приём заказов без колл-центра, курьеры под управлением платформы, среднее время доставки около 15 минут — дешевле агрегаторов и с полным контролем.

Отдельно за 1 день поднимается интернет-магазин с актуальным меню и остатками.

Когда операционка настроена, заведение работает на повторные визиты и прозрачность:

• Лояльность. Скидки (накопительные, по сумме, по сертификату) — бесплатно; депозиты и кешбэк, сертификаты, подарки, база гостей с историей и днями рождения. Можно выпустить брендированное мобильное приложение для гостей с лояльностью, доставкой и меню.
• Аналитика. Отчёт за смену, ABC-анализ блюд и сотрудников, выручка по времени суток и дням недели. Paloma Boss показывает всё это в смартфоне из любой точки; Telegram-уведомления — бесплатно.
• Контроль персонала и смен. Видно, кто сделал больше продаж, у кого выше средний чек, кто отменил счёт; настраиваются права доступа на возвраты, отказы и разблокировку счетов; авторасчёт процента персоналу за обслуживание.

Для кафе и ресторанов с кухней подойдёт Полный тариф — 10 800 ₸/мес (продажи + склад + калькуляции). Если рецептур пока нет, можно начать с базового:

• Стартовый (только касса) — от 5 400 ₸/мес (≈ 4 590 ₸/мес при оплате за год)
• Базовый (продажи + склад) — 9 000 ₸/мес
• Полный (продажи + склад + калькуляции) — 10 800 ₸/мес

При оплате за год — скидка 15%. Приложения для персонала (мобильный официант, экран повара) подключаются по мере необходимости.

Запуск — 1 день, без своей IT-команды: специалист заведёт меню, настроит ОФД и оборудование. Доступны 15 дней бесплатно без ограничений, чтобы протестировать систему на своём меню и в свой час пик.