Как вести учет товаров в магазине

1. Зачем важно настроить правильный учет товаров в магазине

Цели ведения учета товаров:

• Обеспечение контроля за сохранностью товаров от момента поступления на склад до их реализации или возврата поставщику (включая предотвращение хищений со стороны персонала, кражи со стороны покупателей и небрежное обращение с товарами).
• Предоставление достоверной информации о том, насколько эффективно используются товарные запасы, какова прибыль и объем выручки (эти показатели влияют на прибыль магазина, спрос на его ассортимент и скорость пополнения запасов).
• Определение основных расходов, анализ ассортимента, приносящего наибольшую прибыль, и поиск путей оптимизации работы магазина.

 Задачи, которые решаются через внедрение системы учета товаров:

• Проверка правильности и своевременности отражения товарных операций (поступления, возвраты, продажи, перемещения со склада на полки магазина).
• Контроль качества и сроков внутренней и внешней документации (каждая поставка сопровождается товарной накладной, продажи подтверждаются чеками, возвраты оформляются актами; такие документы обязательны и утверждены соответствующими нормами).
• Точное отслеживание перемещений товарных позиций в учетных программах и книгах (каждая единица товара имеет свою историю: когда и от кого поступила, была реализована или возвращена поставщику).
• Мониторинг уровня товарных запасов, своевременное списание брака и обработка возвратов, а также утилизация несоответствующих качеству товаров. Бесперебойное функционирование магазина и постоянная прибыль зависят от наличия достаточного количества товарных запасов и их постоянного обновления. Важно избегать пустых полок и устранять излишки брака и несоответствующих товаров, которые занимают место на складе и снижают прибыль.
• Проведение регулярных ревизий и инвентаризаций в установленные сроки в соответствии с нормами, утвержденными Минфином.
• Расчет наценок и контроль ценообразования, особенно на товарные группы, на которые государством установлены максимальные наценки. Это касается таких сфер, как аптеки и магазины, специализирующиеся на товарах для детей и других. Грамотное установление цен помогает соблюдать законодательные требования и обеспечивать прибыль.

Решение указанных задач обеспечивается соблюдением основных принципов товарного учета, выбором подходящей методики учета и правильным созданием рабочих схем.

2. С чего начать внедрение системы учета товаров

• Разделение материальной ответственности. Один из методов снижения потерь, связанных с кражами, недостаточным уходом и небрежным выполнением обязанностей, заключается в выпуске руководством приказа, определяющего общую или индивидуальную материальную ответственность и назначающего лиц, ответственных за сохранность товаров как в торговом зале, так и на складе. Персонал магазина заключает договоры о материальной ответственности, и с этого момента начинается учет товаров.
• Внедрение системы непрерывного мониторинга движения товаров с использованием стандартных отчетных форм. Мониторинг оборота товаров помогает оптимизировать ассортимент, исключая товары, приносящие низкую прибыль или долгое время находящиеся на складе. Стандартные отчетные формы включают товаро-транспортные накладные, счета-фактуры и приходно-расходные ордеры. Для контроля финансовых операций используется контрольно-кассовая техника, которая должна быть зарегистрирована в соответствии с законодательством.
• Ведение учета как в физических единицах, так и в денежных значениях. Учет товарооборота должен включать как физические показатели (количество товаров, масса, количество единиц), так и финансовые данные, включая себестоимость, цену продажи и наценку в процентном и абсолютном выражении.
• Определение момента учета выручки. Выручку следует регистрировать не в момент получения денег, а в момент передачи товаров покупателю на основе первичных документов. Например, если товары на сумму 100 000 тенге были проданы в кредит 1 июня, и в этот день был выписан чек и его копия, а деньги поступили 1 июля, то дата реализации в учете будет 1 июня, и продажа будет учтена в отчетности за июнь. Эта информация важна для налоговой отчетности.

 

3. Методы учета товаров в магазине

Существуют два основных метода учета товаров в магазине: суммовой и количественно-суммовой. В суммовом методе все движения товаров отображаются в финансовых терминах (с использованием цен продажи), без подробного учета количества товаров в бухгалтерских записях. При этом склад поддерживает информацию о количестве товаров. Документацию можно вести вручную, без использования специальных программ.

Преимущества этого метода заключаются в его простоте для подведения финансовых балансов и первичной документации. Однако у него есть и недостатки: сложно выявить своевременно недостачу или излишек товаров, провести анализ продаж различных товарных групп, и требуется ежемесячная инвентаризация для подсчета налоговых обязательств при использовании упрощенной системы налогообложения (УСН).

 

Шаги для ведения учета суммовым методом:

 При поступлении товара на склад, каждая позиция товара записывается в журнал складских операций с указанием количества. В то же время сотрудник, ответственный за прием товара, фиксирует стоимость поступления по цене продажи. Например, если поступило 6 бутылок по 5 тенге, продающихся с наценкой в 15%, в журнале фиксируется 6 бутылок, и сумма составляет 34,5 тенге.

• Перемещение товаров со склада в торговый зал отражается в складском журнале и учетной ведомости торгового зала с указанием количества товаров. Например, если торговый зал запросил 10 банок консервированной кукурузы, склад отгружает их и снимает с учета, а зал учитывает их как поступление. Это также означает, что продавцы несут ответственность за товары после их передачи, и в случае утери они обязаны компенсировать убытки.
• Продажи фиксируются в журнале продаж в количественном выражении, а также по чеку в денежном выражении.
• Остатки товаров подсчитываются на основе первичных документов о поступлениях: сумма поступлений по ценам продажи минус выручка за определенный период плюс предыдущий остаток, что дает текущий остаток. При ежемесячной инвентаризации, начальный остаток на конец предыдущего месяца становится отправной точкой для следующего месяца.

Существует также вариант суммового учета на основе входных цен, в этом случае записывается отдельно сумма поступления, объем выручки и сумма наценки. Также ведется реестр розничных цен с указанием размеров наценки для каждой позиции.

Количественно-суммовой метод предполагает одновременное ведение учета как в физических единицах (количество товаров), так и в денежных значениях. В этом случае каждое движение товаров подтверждается соответствующими документами, включая цену покупки, количество, стоимость продажи и наценку. При передаче товаров со склада в торговый зал создаются внутренние документы, фиксирующие дату, количество и стоимость на основе входной цены. Реализация товаров регистрируется по цене продажи и указывает количество товаров.

Пример: 10 сентября поступило 40 банок краски по 100 тенге. 25 сентября они были переданы в торговый зал, и продажа началась с 1 ноября. Все этапы, включая дату поступления, количество, стоимость по входной цене, дату перемещения, стоимость продажи, количество и наценку, фиксируются в соответствующих документах.

Этот метод не может быть эффективно управлять вручную, и для его реализации требуется использование специализированных программ. Дополнительные оптимизации включают в себя адресное хранение, использование внутренней маркировки и штрих-кодов.

 

4. Схемы учета товаров

Выбор метода учета товаров зависит от нескольких факторов, таких как система налогообложения, метод учета, предпочтения руководителя и бухгалтера магазина. Обычная схема включает в себя следующие основные этапы:

• Регистрация поступления товара: Этот этап осуществляется ответственным лицом, которое проверяет качество и количество принятого товара, а также подтверждает наличие правильно заполненных сопроводительных документов. На этом этапе выявляются некачественные товары, пересортицы, недопоставки, и составляются акты на возврат и другие необходимые документы. После успешного приема товара переходят ко второму этапу.
• Размещение товаров на складе с заполнением соответствующей документации: Принятые товары сначала регистрируются в учетных документах и размещаются на складе.
• Перемещение товаров со склада в торговый зал: Этот этап сопровождается выдачей накладных или расходных ордеров.
• Реализация товаров покупателям.

Каждый из этих этапов сопровождается соответствующей документацией и записями в учетной программе.”

5. Списание товаров, испорченных или утраченных

 Один из важных аспектов товарного учета, который требует особого внимания со стороны владельца магазина, – это процедура списания товаров, которые испортились или были потеряны. Недобросовестные сотрудники могут использовать этот процесс для собственной выгоды, включая в список списываемых товаров и пригодные для продажи товары, совершая тем самым кражи. Масштаб хищений зависит от амбиций тех, кто в них участвует.

Процедура списания товаров выполняется после проведения инвентаризации и документируется с использованием двух стандартных форм: З-6 “Акт о списании товаров”. Форма З-6 применяется для товаров с истекшим сроком годности или в упаковке, где не указан срок годности. Для проведения списания формируется комиссия, в состав которой обычно входят: ответственное лицо за материальные ресурсы, начальник подразделения, представитель бухгалтерии. Возможны различные варианты состава комиссии, включая владельца или директора магазина, товароведа или начальника склада, а также продавцов.

Для каждого акта списания создаются три экземпляра: один для бухгалтерии, один для подразделения, в котором произошло списание, и один экземпляр предоставляется лицу, ответственному за порчу товара или материальные ресурсы. Акт о списании подписывается руководителем организации.

Необходимо отметить, что в обеих формах акта необходимо детально указать причину списания и ответственного за порчу товаров. Расходы, связанные с проведением экспертизы списываемых товаров, и их себестоимость, в соответствии с налоговым законодательством, учитываются как основные расходы для данной торговой точки.

 

6. Учет товаров в магазинах, работающих по упрощенной системе налогообложения

При использовании упрощенной системы налогообложения с налоговой ставкой 3% на доходы, важно понимать, что основой для налогообложения являются доходы, полученные от покупателей и фиксируемые с использованием кассовых аппаратов и фискальных терминалов. Давайте подробнее рассмотрим схему “доходы-расходы”.

Важно помнить, что любые расходы магазина, которые учитываются в налоговом периоде, должны быть подтверждены соответствующей документацией и полностью оплачены. Одной из сложностей правильного уплаты налогов является необходимость тщательного учета каждой товарной позиции, особенно при частичной реализации товаров в разные налоговые периоды. Расходы на закупку товаров учитываются не в целом, а на основании количества товаров, фактически реализованных в течение отчетного периода.

Например, если вы закупили 40 единиц товара в первом полугодии и продали 23 единицы, то в расходы учитывается только стоимость 23 единиц товара в том периоде, когда они были реализованы. Оставшиеся расходы будут учтены в будущих налоговых периодах, по мере продажи товаров. Внимание к деталям и усилия, вложенные в точный учет товаров, могут себя оправдать через снижение налоговых обязательств.