Пока бизнес маленький, кажется, что остатки можно держать в голове или в тетради. Но стоит появиться второй точке, весовому товару или паре сотрудников — и «в голове» превращается в потери: то товар закончился в самый спрос, то на полке лежит просрочка, то по кассе продали больше, чем было на складе. Складской учёт — это система, которая всегда знает, сколько у вас чего есть, что и почём пришло, куда ушло и где теряются деньги.
Ниже — разбор без воды: какие инструменты закрывают эти задачи и как это устроено в Paloma365. Мы автоматизируем учёт для общепита, розницы и услуг 13 лет, и через систему прошло больше 20 000 бизнесов — так что говорим о том, что работает на практике, а не в теории.
Что такое складской учёт и зачем он бизнесу
Складской учёт — это не «бухгалтерия для налоговой», а управленческий инструмент владельца. Он отвечает на четыре вопроса, которые напрямую влияют на прибыль: сколько товара есть сейчас, что и по какой цене пришло, что и куда списано, и сходится ли факт с системой. Без ответов на них вы видите оборот, но не видите реальную прибыль — а между ними прячутся недостачи, порча и переплаты поставщикам.
Важно: в Paloma365 складской учёт можно вести и без кассы — как отдельный модуль. Но максимум пользы он даёт в связке: при каждой продаже остатки уменьшаются автоматически, и вы всегда видите актуальную картину.
Пять документов, без которых учёт не работает
В Paloma365 доступны все виды складских документов: поступление, списание, перемещение, инвентаризация и взаиморасчёты с поставщиками. Плюс сводные отчёты — материальная ведомость, движение товаров, анализ склада и даже «ожидаемая выручка в остатке товаров» (сколько денег «заморожено» на полках).
Каждый документ — это не бумажка ради галочки, а событие, которое меняет остаток. Приняли партию — остаток вырос. Списали бой или просрочку — уменьшился. Переместили между точками — ушёл с одной, пришёл на другую. Система хранит всю историю, и любое расхождение видно поимённо.
Остатки в реальном времени и критические минимумы
Главная ценность автоматизации — остатки обновляются в момент продажи, а не в конце месяца. Вы открываете приложение и видите фактическое количество по каждой позиции и точке.
Чтобы ходовой товар не заканчивался в самый спрос, задайте критический остаток — минимум, при котором система сама напомнит, что пора закупаться. Уведомление приходит в том числе в Telegram — бесплатно, вместе с сигналами о завышенной цене поставки, возвратах и отказах. Это тот случай, когда контроль работает сам, без ежедневной ручной сверки.
Как поступление товара защищает от переплат
Деньги теряются не только на кассе — часто они утекают на входе, когда поставщик привозит по цене выше согласованной, а никто не сверяет. В Paloma365 поступление вносится с ценой и количеством, а завышение цены поставки система подсветит уведомлением.
Чтобы не забивать накладные вручную, есть два ускорителя: импорт поставок из Excel (загрузили файл с товарами, количеством и ценами) и добавление поступления по фото накладной — сканируете фото, система формирует документ. Оба способа экономят время на рутинной работе с накладными.
Инвентаризация: как сверять факт с системой
Инвентаризация — это момент истины: пересчитали товар вручную и сравнили с тем, что показывает система. Расхождение и есть ваши скрытые потери. В Paloma365 инвентаризацию можно проводить четырьмя способами — прямо на кассе, через мобильное приложение-ТСД (телефон вместо дорогого спецаппарата), со специальным ТСД или в управленческой части. Причём можно инвентаризировать без закрытия смены — торговля не останавливается.
Как провести инвентаризацию правильно и по шагам — в отдельной статье кластера «Как провести инвентаризацию магазина» (см. блок «Читайте также»).
Склад для розницы и для общепита — в чём разница
- Розница. Здесь склад — это учёт товара «как есть»: пришёл, лежит, продали. Ключевое — не допускать недостач и пересорта. Об этом — статья «Недостачи и воровство: контроль остатков в магазине».
- Общепит. В кафе продают не «товар», а блюдо, собранное из ингредиентов. Поэтому к складу добавляется модуль «Калькуляции»: он списывает продукты по техкарте автоматически и считает себестоимость. Подробно — статья «Учёт продуктов и списаний в кафе: техкарты и себестоимость».
Если у вас магазин — смотрите также статью об онлайн-кассе для магазина; если кафе — об онлайн-кассе для кафе и ресторана.
С чего начать: запуск за 1 день
Модуль «Склад» в Paloma365 — 3 600 ₸/мес, а тариф «продажи + склад» — от 9 000 ₸/мес. Запуск занимает 1 день и не требует IT-команды: специалисты подключаются удалённо, настраивают систему под ваш бизнес и обучают команду. Поддержка — ежедневно с 08:00 до 01:00 по времени Астаны, без выходных, бесплатно. Первые 15 дней — бесплатно, без ограничений по функционалу.
Наведите порядок в остатках — оставьте заявку и начните с 15 дней бесплатно.
Что вы получаете с Paloma365
Вы закрываете вопрос с складским учётом — и получаете всю систему учёта в одном месте
Paloma365 — это не отдельная «заплатка» под одно требование, а облачная система для всего бизнеса: онлайн-касса с фискализацией и ОФД, склад, аналитика, маркировка и НКТ, программы лояльности. Один сервис вместо нескольких программ — подключаете через нас и ведёте бизнес под контролем.
15 дней бесплатно · поможем перенести товары и настроить кассу под ваш бизнес
Частые вопросы
Можно ли вести складской учёт без кассы?
Да. В Paloma365 модуль «Склад» работает и отдельно — вы ведёте поступления, списания и инвентаризацию без кассовой части. Но в связке с кассой остатки списываются при каждой продаже автоматически.
Сколько стоит складской учёт?
Модуль «Склад» — 3 600 ₸/мес. Тариф «продажи + склад» (Базовый) — от 9 000 ₸/мес. При оплате за год — скидка 15%. Первые 15 дней — бесплатно.
Обновляются ли остатки автоматически?
Да. При каждой продаже на кассе остаток уменьшается сразу, а не в конце дня. Вы видите фактическое количество по каждой позиции и точке в реальном времени.
Как система предупреждает, что товар заканчивается?
Вы задаёте критический остаток по позиции, и система присылает напоминание, в том числе в Telegram — бесплатно.
Нужно ли специальное оборудование?
Нет. Складской учёт работает на том, что уже есть: ноутбук, планшет или телефон. Для инвентаризации подойдёт мобильное приложение-ТСД прямо на смартфоне.