Это часть большого разбора — полного гида по складскому учёту. Здесь — только про инвентаризацию: как её провести, чтобы за час получить честную картину, а не потратить выходной впустую.
Зачем нужна инвентаризация и как часто её делать
Инвентаризация — это сверка: сколько товара по факту на полках против того, что показывает система. Разница — ваши потери: недостача, пересорт, порча, а иногда и воровство. Небольшой магазин обычно делает полную инвентаризацию раз в месяц, а по ходовым и дорогим позициям — выборочную раз в неделю. Чем чаще сверка, тем быстрее находится причина расхождения, пока её ещё можно отследить.
Подготовка: что сделать до пересчёта
- 1Проведите все поступления и списания, чтобы система была актуальной на момент старта.
- 2Если продаёте весовой и фасованный товар — подготовьте весы и убедитесь, что позиции заведены правильно.
- 3Разбейте зал и склад на зоны, чтобы не считать одно и то же дважды.
4 способа провести инвентаризацию в Paloma365
Paloma365 даёт четыре способа — выбирайте под свою точку:
- На кассе. Кассир пересчитывает и вносит факт прямо в кассовой части — удобно для маленькой точки.
- Через мобильное приложение-ТСД. Телефон заменяет дорогой терминал сбора данных: сканируете штрихкод, вводите количество, идёте дальше по полкам.
- Со специальным ТСД. Если у вас уже есть аппаратный терминал сбора данных — он тоже подключается.
- В управленческой части. Заносите результаты пересчёта за компьютером — подходит, когда считает один человек, а вносит другой.
Инвентаризация без закрытия смены
Частый страх: «придётся закрывать магазин на пересчёт». В Paloma365 инвентаризацию можно проводить без закрытия смены — торговля продолжается, а сверка идёт параллельно. Это особенно важно для точек, которые работают без выходных.
Механика простая. При создании документа инвентаризации система запоминает момент начала пересчёта. Если после этого проходят продажи, поступления, списания или перемещения, система автоматически учтёт эти движения при проведении документа — итог остаётся корректным, даже пока заведение работает.
Пример. В 10:00 вы начали инвентаризацию, учётный остаток напитка — 100 шт. С 10:00 до 10:30 продали 8 шт. При пересчёте насчитали 92 шт. После проведения система учтёт 8 продаж, случившихся после старта, — и расхождения не будет.
Одно правило: пересчитывайте каждую позицию ровно один раз. Если товар уже посчитан, не пересчитывайте его повторно после новых продаж — движения уже учтены системой, и повторный счёт исказит данные.
Как читать расхождения
После пересчёта система покажет разницу по каждой позиции. Недостача — товара меньше, чем в системе: ищите причину в непроведённых списаниях, ошибках на кассе или потерях. Излишек — товара больше: обычно это непроведённое поступление или пересорт (одну позицию пробили вместо другой). Разбор причин недостач и как их предотвратить — в статье «Недостачи и воровство: контроль остатков» (см. блок «Читайте также»).
Частые ошибки
- Считать при активных продажах без фиксации — цифры «плывут». Используйте режим без закрытия смены, но фиксируйте зоны.
- Не провести поступления заранее — тогда все новые партии покажутся «излишком».
- Игнорировать мелочь и весовой товар — именно там копятся потери.
Проведите первую инвентаризацию бесплатно — 15 дней полного доступа.
Что вы получаете с Paloma365
Вы закрываете вопрос с инвентаризацией — и получаете всю систему учёта в одном месте
Paloma365 — это не отдельная «заплатка» под одно требование, а облачная система для всего бизнеса: онлайн-касса с фискализацией и ОФД, склад, аналитика, маркировка и НКТ, программы лояльности. Один сервис вместо нескольких программ — подключаете через нас и ведёте бизнес под контролем.
15 дней бесплатно · поможем перенести товары и настроить кассу под ваш бизнес
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию без закрытия смены?
Да. В Paloma365 инвентаризация проводится без остановки торговли. Система запоминает момент начала пересчёта и автоматически учитывает продажи и другие движения, произошедшие после старта, поэтому итог остаётся корректным. Правило одно: каждую позицию считать один раз.
Нужен ли специальный терминал сбора данных?
Нет. Подойдёт мобильное приложение-ТСД на обычном смартфоне: сканируете штрихкод и вводите количество. Если аппаратный ТСД уже есть — он тоже подключается.
Как часто делать инвентаризацию?
Полную — обычно раз в месяц, выборочную по ходовым и дорогим позициям — раз в неделю. Чем чаще, тем быстрее находится причина расхождения.
Что показывает система после инвентаризации?
Расхождение по каждой позиции: недостачу или излишек относительно учётного остатка, с историей движения товара.